Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах

Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах У темі розглядаються наступні питання: 1.1. Поняття бюджетних установ і правові засади їх діяльності. 1.2. Правове регулювання бухгалтерського обліку та особливості його організації в бюджетних установах. 1.3. Кошторис бюджетних установ: поняття, види, структура, порядок складання та затвердження. 1.1. Поняття бюджетних установ і правові засади їх діяльності До бюджетних установ належать органи, установи чи організації, створені органами державної влади України або органами місцевого самоврядування, діяльність яких повністю або частково фінансується за рахунок коштів державного або місцевого бюджетів. До таких організацій відносяться установи охорони здоров’я, культури та мистецтв, фізичної культури й спорту, навчальні заклади (державної форми власності), органи управління, армія, суди, прокуратура, міліція, а також інші установи, які створені органами державної влади та фінансуються за рахунок коштів державного або місцевого бюджетів. Критеріями віднесення установ до бюджетних є:– створення установи органом державної влади (міністерством, відомством тощо) або органом місцевого самоврядування (територіальними громадами міст, сіл, виконавчими органами);– утримання установи за рахунок бюджетних коштів. Приватні школи, клініки, дитячі садки, вищі навчальні заклади недержавної форми власності, засновниками яких не є органи державної влади або органи місцевого самоврядування і фінансування яких не передбачене за рахунок бюджетних коштів, до бюджетних установ не відносяться. Розглянемо правові аспекти діяльності бюджетних установ. Свою діяльність вони здійснюють на підставі положення (статуту), що затверджується уповноваженим органом (як правило, органом, який прийняв рішення про створення бюджетної установи). Такі установи визнаються юридичною особою з дня реєстрації положення (статуту) і з цього моменту можуть від свого імені набувати майнових і особистих немайнових прав, а також нести зобов’язання, бути позивачами та відповідачами в господарському або третейському суді. Бюджетні установи відносяться до одного з різновидів установ некомерційного характеру, для яких отримання прибутку не є метою діяльності. Згідно з класифікацією організаційно-правових форм господарювання та установи, для яких одержання прибутку не є метою їх діяльності, відносяться до групи організацій, які не займаються підприємницькою діяльністю. Основною для них є діяльність з надання просвітницьких, культурних, наукових, освітніх та інших подібних послуг для суспільного споживання, послуг зі створення системи соціального самозабезпечення громадян та виконання інших завдань, передбачених установчими документами. Незважаючи на те, що основна діяльність бюджетних установ не пов’язана з веденням підприємницької діяльності, а отже, і одержанням від неї доходів (хоча вони й можуть одержувати доходи від надання окремих послуг, виконання робіт у випадках, передбачених законодавством), таким установам необхідно підтвердити свій статус неприбуткових, який передбачає їх включення до Реєстру неприбуткових організацій, що створюється і ведеться Державною податковою адміністрацією України. Реєстр неприбуткових організацій – це автоматизована система збору, накопичення і обробки даних про неприбуткові організації та установи, які звільняються від сплати податку на прибуток. Також всі установи, що утримуються за рахунок бюджетних коштів підлягають обов’язковій реєстрації в органах податкової служби, Пенсійного фонду, фондах соціального страхування. Нормативно-правовими актами, що регулюють діяльність бюджетних установ в Україні, є:– Конституція України;– Бюджетний кодекс України;– Закон України “Про Державний бюджет України”;– інші закони та нормативно-правові акти, що регулюють бюджетні правовідносини;– нормативно-правові акти Кабінету Міністрів України;– нормативно-правові акти центральних органів виконавчої влади;– рішення органів Автономної Республіки Крим, місцевих державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування. 1.2. Правове регулювання бухгалтерського обліку та особливості його організації в бюджетних установах Загальні положення Бухгалтерський облік у бюджетних установах має певні особливості, адже ці структури створюються з метою забезпечення виконання функцій держави. Їх утримання повністю або частково здійснюється за рахунок державного або місцевого бюджету. Визначальним для бухгалтерського обліку бюджетних установ також є їх статус неприбуткових. У процесі своєї діяльності кожна бюджетна установа здійснює ряд операцій, які підлягають обов’язковій фіксації у бухгалтерському обліку. Метою ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, в т.ч. і в бюджетних установах, згідно із Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (далі – Закон про бухгалтерський облік) є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої і неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства. Для реалізації зазначеної мети перед бухгалтерським обліком постають такі завдання забезпечення збереження майна власника; надання допомоги в прийнятті управлінських рішень; визначення фінансових результатів діяльності підприємства. У бюджетних установах ці завдання знаходять свою інтерпретацію. Бухгалтерський облік у бюджетних організаціях призначений насамперед забезпечити збереження державного майна України. Усі інші завдання є похідними від нього:– відображення процесу виконання кошторису доходів і видатків, забезпечення цільового використання коштів бюджету та контролю за виконанням кошторису доходів і видатків (за допомогою обліку зобов’язань бюджетної установи);– забезпечення інформацією для прийняття управлінських рішень щодо ефективного використання коштів, отриманих з бюджету; формування кошторису доходів і видатків;– визначення результату виконання кошторису доходів і видатків. Виходячи з таких специфічних завдань, предметом бухгалтерського обліку в бюджетних установах є діяльність бюджетної установи, спрямована на виконання функцій держави. Об’єкти бухгалтерського обліку в бюджетних установах не відрізняються від об’єктів бухгалтерського обліку в інших суб’єктів господарювання. Це означає, що об’єктами бухгалтерського обліку є господарські засоби та джерела їх утворення, що забезпечують, і процеси, які складають діяльність бюджетної установи. Однак при веденні бухгалтерського обліку особлива увага приділяється таким об’єктам як доходи та видатки державного й місцевого бюджету. При цьому слід пам’ятати, що обов’язковим є бухгалтерський облік й інших об’єктів, оскільки чіткість обліку забезпечує правильність відображення фактичних видатків, заборгованості, а отже, збереження державного майна. Отже, бухгалтерський облік у бюджетних установах виступає не лише засобом реєстрації фактів господарського життя та контролю за виконанням кошторису доходів і видатків, а й є джерелом інформації, необхідної для прийняття рішень фінансистами, економістами, керівництвом тощо. Інформація бухгалтерського обліку бюджетних установ є базою для прийняття рішень її користувачами, якими є розпорядники грошових коштів вищих рівнів, органи Державного казначейства України та інші органи державної і місцевої влади, громадськість, працівники та керівництво бюджетної установи. Відповідальність за надану інформацію користувачам несуть керівник бюджетної установи, бухгалтер і особи, відповідальні за збереження та використання майна держави. Правове регулювання бухгалтерського обліку в бюджетних установах Бухгалтерський облік бюджетних установ підлягає впливу зовнішнього середовища, зокрема, системи законодавчого регулювання. Суб’єктами нормативного регулювання бюджетного обліку є Кабінет Міністрів України, Міністерство фінансів України, Державне казначейство України, Державна податкова служба України, Національний банк України, Контрольно-ревізійне управління України, Фонд державного майна України, Міністерство економіки України, Державний комітет статистики України та інші державні органи. Система нормативного регулювання бухгалтерського обліку бюджетних установ в Україні представлена п’ятьма рівнями, які передбачені Бюджетним кодексом України. Кожен з цих рівнів включає в себе ряд нормативних документів (рис. 1.1). Рис. 1.1. Рівні нормативного регулювання бухгалтерського обліку в бюджетних установах Облік виконання Державного бюджету організовує Міністерство фінансів України через Державне казначейство України та його територіальні органи в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі з відділеннями у районах, містах і районах у містах, а також міністерства і відомства. Казначейство України організовує виконання Державного бюджету України та здійснює контроль за цим, керує готівковими коштами Державного бюджету України та коштами державних позабюджетних фондів у межах видатків, які встановлені на відповідний період; проводить фінансування видатків Державного бюджету України; веде облік касового виконання Державного бюджету України; складає звітність про стан виконання Державного бюджету України; здійснює управління державним внутрішнім та зовнішнім боргом відповідно до чинного законодавства; розподіляє між Державним бюджетом України та бюджетами Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя відрахування від загальнодержавних податків, зборів і обов’язкових платежів за нормативами, затвердженими Верховною Радою України; контролює надходження та використання коштів з державних позабюджетних фондів; розробляє нормативно-методичні документи з питань бухгалтерського обліку і звітності та організації виконання бюджетів їх рівнів, які є обов’язковими для всіх підприємств та організацій, що використовують бюджетні кошти та кошти державних позабюджетних фондів. Організація виконання бюджетів місцевих рад народних депутатів, здійснюються відповідними фінансовими органами, відділами та правліннями державних адміністрацій і виконавчих органів місцевих рад. Основні вимоги до бухгалтерського обліку в Україні, в т.ч. і до обліку в бюджетних установах, встановлені Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, який ведеться на підприємствах безпосередньо з дня його реєстрації в органах державної влади до моменту ліквідації. Норми національних Положень (стандартів) бухгалтерського обліку не поширюються на бухгалтерський облік і складання фінансової звітності бюджетними установами. Нормативні документи з регулювання порядку ведення обліку в бюджетних установах приймаються Державним казначейством України, яке повністю використовує надане йому Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” право вирішення питань організації бухгалтерського обліку, тобто здійснює методологічне регулювання бухгалтерського обліку бюджетних установ. Саме Державним казначейством України встановлюється порядок ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності про виконання кошторису доходів і видатків бюджетних установ. Державне казначейство України розробляє нормативні документи, що регулюють організацію бухгалтерського обліку в бюджетних установах, обов’язково враховуючи положення нормативних актів Кабінету Міністрів України та Міністерства фінансів України. Так, врегулюванням питань складання кошторису займається Кабінет Міністрів України та Міністерство фінансів України (в частині розробки та затвердження форм основних кошторисних документів). Крім того, саме Постановами Кабінету Міністрів України визначаються можливі види доходів бюджетної установи. Державним казначейством України на основі цих документів розробляються: Нормативні документи, що визначають основи організації бухгалтерського обліку (наприклад, План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ); Документи, що регулюють ведення бухгалтерського обліку окремих об’єктів (інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів, запасів, кредиторської заборгованості, гуманітарної допомоги тощо); Документи, що регулюють порядок складання облікових регістрів бюджетними установами (Інструкція про форми меморіальних ордерів і порядок їх складання, Інструкція про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх застосування); Інструктивні матеріали щодо складання і подання фінансової звітності про виконання кошторису (Порядок щодо складання і подання місячної, квартальної і річної фінансової звітності). Сувора регламентація бухгалтерського обліку в бюджетних установах забезпечує єдину основу формування і можливість порівняння його показників за результатами діяльності установ різних відомств, можливість отримання зведених показників для контролю за виконанням кошторису доходів і видатків бюджетів різних рівнів. Тому повнота та своєчасність надходження доходів і контроль за законністю, правильністю та цільовим використанням бюджетних коштів може бути забезпечено за допомогою правильної організації бухгалтерського обліку процесу виконання бюджету всіх рівнів. Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах Для ефективного виконання завдань, поставлених перед бухгалтерським обліком у бюджетних установах, необхідною є раціональна організація бухгалтерського обліку з урахуванням особливостей діяльності бюджетних установ. Організація бухгалтерського обліку є одним з найбільш відповідальних аспектів діяльності бюджетної установи. Без раціонально організованого бухгалтерського обліку неможлива ефективна діяльність бюджетної установи, дотримання цільового використання ресурсів бюджетної установи відповідно до кошторису доходів і видатків. Під організацією бухгалтерського обліку розуміють систему умов і елементів побудови облікового процесу з метою отримання достовірної та своєчасної інформації про виконання кошторису доходів і видатків та здійснення контролю за цільовим використанням грошових коштів відповідного бюджету. Призначенням організації бухгалтерського обліку є налагодження обробки інформації, розподіл повноважень між персоналом бухгалтерії, наукова організація праці, розробка облікової політики. Організація бухгалтерського обліку в бюджетній установі – це цілеспрямована діяльність державних органів влади, що забезпечують прийняття та сприяють виконанню кошторису доходів і видатків, зі створення, постійного впорядкування та удосконалення системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення інформацією внутрішніх і зовнішніх користувачів. Особливість організації бухгалтерського обліку бюджетних установ полягає у забезпеченні контролю за виконанням кошторису доходів і видатків, що вимагає чіткого та правильного ведення обліку фактичних видатків і пов’язаного з попереднім обліку зобов’язань. Отже, організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах повинна вирішити наступні завдання (див. рис. 1.2) Рис. 1.2. Завдання організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах Від рівня вирішення цих завдань залежать структура та якість бухгалтерського обліку, врахування запитів управлінського персоналу та структура інформаційної системи бюджетної установи. Виходячи зі специфіки поняття “організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах”, можна виділити такі рівні суб’єктів організації бухгалтерського обліку.– перший рівень – власник, а в бюджетних установах – держава в особі уповноважених на це органів влади;– другий рівень – керівник і головний бухгалтер бюджетної установи. Об’єктами організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах виступають обліковий і аналітичний процеси, структура обліково-економічних підрозділів апарату управління, праця виконавців – спеціалістів, зайнятих обліком, контролем і аналізом, організаційне та технічне забезпечення обліку, контролю і аналізу та їх розвиток. Згідно із Законом про бухгалтерський облік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксації фактів здійснених всіх операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів. Якщо ж говорити про бюджетні установи, то відповідальність за зазначену діяльність несе держава в особі уповноважених на це органів влади, а також керівник і головний бухгалтер бюджетної установи. Етапи організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах складається з трьох взаємопов’язаних етапів (рис. 1.3.). Рис. 1.3. Етапи організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах Перед розглядом змісту окремих етапів, необхідно вказати, які з питань методології, методики, технічного забезпечення у бюджетних установах не мають альтернативи. Це пов’язано з централізованим визначенням методологічних, методичних, технічних і організаційних аспектів бухгалтерського обліку в бюджетних установах уповноваженими державними органами влади. Роль керівника та головного бухгалтера бюджетної установи полягає у забезпеченні ведення бухгалтерського обліку діяльності самої бюджетної установи. На першому, методичному, етапі організації бухгалтерського обліку Державним казначейством України (не самою бюджетною установою!) встановлюється система способів і прийомів, які базуються на елементах методу бухгалтерського обліку: документуванні, інвентаризації, використанні синтетичних та аналітичних рахунків, застосуванні подвійного запису, оцінці майна та зобов’язань, калькулюванні, бухгалтерському балансі та звітності. На цьому етапі відбувається:– проведення комплексу заходів щодо вибору об’єктів первинного документування та носіїв первинної інформації, складання переліку форм первинних документів, їх проектування, встановлення порядку та процедур здійснення записів до первинних документів;– встановлення строків і порядку проведення інвентаризації;– визначення методу оцінки активів підприємства;– визначення номенклатури статей витрат, способу калькулювання собівартості;– вибір номенклатури рахунків бухгалтерського обліку й розробка структури субрахунків та аналітичних рахунків для конкретної бюджетної установи вищою установою;– вибір і затвердження переліку типових бухгалтерських проводок;– визначення переліку та розробка форм внутрішньої звітності й порядку їх заповнення. Другий етап організації бухгалтерського обліку, технічний, передбачає вибір форми ведення бухгалтерського обліку. Бюджетна установа має право (у деяких випадках, за погодженням з вищою установою і за наявності фінансових можливостей) обрати форму ведення бухгалтерського обліку. Тобто вести бухгалтерський облік за меморіально-ордерною формою або з використанням комп’ютерної техніки та відповідного програмного забезпечення. Це вимагає обов’язкового прийняття розпорядчого документу в бюджетній установі (наказу або розпорядження керівника). Розробка переліку та форм облікових регістрів, встановлення порядку здійснення записів до регістрів і перенесення даних до фінансової звітності здійснюється Державним казначейством України. Якщо на першому та другому етапах здійснюється організація ведення облікових записів, то третій етап – організаційний – полягає в організації роботи облікового апарату. Цей етап в цілому є повноваженням керівництва бюджетної установи. Він включає:– визначення оптимальної структури облікового апарату (розподіл облікових робіт за ділянками обліку);– встановлення норм праці та часу, необхідного для виконання робіт і визначення оптимальної чисельності бухгалтерів;– набір кадрів та їх навчання;– організацію робочих місць бухгалтерів;– раціональне розміщення облікового апарату (розташування поруч з тими підрозділами бюджетної установи, працівниками, які часто взаємодіють з бухгалтерією тощо);– встановлення належних інформаційних зв’язків між окремими частинами бухгалтерії, а також між бухгалтерією й іншими підрозділами бюджетної установи, а також із зовнішнім середовищем (налагодження системи діловодства та документообігу);– організація матеріального, інформаційного та технічного забезпечення облікових працівників;– мотивація працівників бухгалтерії (оплата праці, інші види стимулювання);– встановлення правильного й точного обліку роботи працівників та контроль за виконанням ними своїх функцій;– організація архіву бухгалтерських документів;– організація безпеки та захисту облікової інформації. Розподіл обов’язків у бухгалтерії, технічне забезпечення ведення обліку залежать від обсягу облікових робіт, наявності комп’ютерної техніки, а також від вимог вищої установи. Облікова політика бюджетної установи Організація бухгалтерського обліку передбачає визначення облікової політики, тобто сфери нормалізації обліку через певні правила, стандарти, методологічні норми. Оскільки бухгалтерському обліку в бюджетних установах характерна відсутність альтернативи у виборі методів обліку його об’єктів, то не можна говорити про облікову політику бюджетних установ на рівні розпорядників нижчого рівня. При цьому слід відмітити, що облікова політика бюджетних установ повністю обмежена державною регламентацією, що чітко визначає ведення бухгалтерського обліку. Так, нормативні документи, що регулюють бухгалтерський облік в бюджетних установах не передбачають різних варіантів оцінки майна бюджетної установи, форм ведення бухгалтерського обліку. Якщо облікова політика інших підприємств може формуватися на рівні державних органів влади України та на рівні конкретного суб’єкта господарювання, то так звана облікова політика бюджетних установ визначається виключно на макрорівні. Це означає, що при організації і веденні бухгалтерського обліку діє правове регулювання спеціально дозволеного виду, тобто дозволено те, що визначено нормативними документами. Отже, власної облікової політики бюджетні установи не мають, оскільки її визначає Державне казначейство України. Проте у зв’язку з існуванням можливості вибору форми ведення бухгалтерського обліку, рішення бюджетної установи щодо обраної форми ведення обліку необхідно закріпити відповідним розпорядженням (наказом) керівника бюджетної установи. Цей документ може розроблятися головним бухгалтером і затверджується керівником. Розподіл обов’язків бухгалтерії, графік документообороту, робочий план рахунків теж повинні бути затверджені розпорядженням (наказом) керівника бюджетної установи. Отже, організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах є дворівневою: перший рівень – належить виключно власнику (державі); другий – є обов’язком керівника й облікового апарату бюджетної установи. Ці рівні визначають необхідність чітко відрізняти поняття “організація” і “ведення” обліку. Організація бухгалтерського обліку – це прерогатива власника або держави в особі її органів влади; ведення бухгалтерського обліку – обов’язки виключно головного бухгалтера. За правильність застосування методології (узгодженої із засновником) та технології бухгалтерського обліку відповідальність покладається на керівника бухгалтерської служби. Це повинно передбачатися в Положенні про бухгалтерську службу бюджетної установи. Ведення обліку – це застосування визначеної нормативними документами методології і методики відображення в бухгалтерському обліку здійснених операцій, складання фінансової звітності працівниками бухгалтерської служби. Раціональна організація бухгалтерського обліку забезпечує дієвий контроль за виконанням кошторису доходів і видатків, можливість проведення аналізу результатів діяльності бюджетної установи при мінімальних витратах праці та коштів. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ Інформація про стан і зміни майна бюджетної установи, яка необхідна для контролю за її діяльністю, ступенем виконання кошторису, узагальнюється за допомогою системи рахунків бухгалтерського обліку. На рахунках бухгалтерського обліку накопичуються дані про стан і зміни складу майна установи, про наявність і зміни джерел його утворення, а також про результати виконання кошторису доходів і видатків. Дані рахунків бухгалтерського обліку використовуються для складання фінансової звітності бюджетної установи. З цією метою Державне казначейство України за погодженням з Міністерством фінансів України розробило й затвердило План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ (Додаток 1). З метою забезпечення однакового відображення однорідних господарських операцій на відповідних рахунках і субрахунках бухгалтерського обліку розроблено та введено в дію Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ і Кореспонденцію субрахунків по основних бухгалтерських операціях. Дотримання вимог цих документів є обов’язковим для всіх установ, основна діяльність яких здійснюється за рахунок коштів державного або місцевого бюджетів. План рахунків містить перелік рахунків першого порядку, тобто синтетичних рахунків, за допомогою яких можна отримати узагальнені дані про наявність коштів у бюджетній установі, їх джерела, результати виконання кошторису доходів і видатків. План рахунків передбачає як назву рахунків, так і їх умовне цифрове позначення, у якому перша цифра – клас рахунків, друга – номер синтетичного рахунку. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ складається з 8 класів балансових рахунків і 1 класу позабалансових рахунків (табл. 1.1). Таблиця 1.1. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ Характеристика класів рахунків Плану рахунків | Характеристика класу рахунків 1 | 2 Клас 1 “Необоротні активи” | Об’єднує рахунки, які призначені для обліку матеріальних і нематеріальних активів, що отримані для тривалого використання і не призначені для реалізації або витрачання протягом одного року Клас 2″Запаси” | Об’єднує рахунки для обліку оборотних матеріальних активів, що належать установі, реалізацію та витрачання яких планується здійснити протягом року Клас 3 “Кошти, розрахунки та інші активи” | Включає рахунки, призначені для відображення поточних фінансових активів: коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державного казначейства України, у розрахунках з дебіторами Клас 4 “Власний капітал” | Включає рахунки, що застосовуються для обліку фондів і визначення результатів виконання кошторисів установи, а також сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів за поточний рік Клас 5 „Довгострокові зобов’язання” | Призначений для обліку зобов’язань установи, які не виникають у процесі звичайної діяльності, не є характерними для діяльності установи і погашення яких відбувається після завершення поточного бюджетного року Клас 6 “Поточні зобов’язання” | Включає рахунки, призначені для обліку зобов’язань установи, які виникають протягом звичайної її діяльності, тобто при виконання кошторису доходів та видатків, і погашення яких очікується протягом поточного бюджетного року Клас 7 “Доходи” | Призначений для обліку доходів, які одержуються установою за рахунок загального і спеціального фонду та сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів Клас 8″Витрати” | Об’єднує рахунки, призначені для обліку фактичних видатків і витрат бюджетних установ та касових видатків сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів Клас 9 “Позабалансові рахунки” | Включає рахунки, призначені для обліку матеріальних цінностей, інших активів і зобов’язань, що належать установі або перебувають у тимчасовому розпорядженні Особливістю Плану рахунків бюджетних установ є те, що він враховує відсутність комерційної діяльності в таких установах, у зв’язку з чим облік видатків ведеться на рахунках класу 8 “Витрати”. За необхідності бюджетні установи можуть використовувати додаткові рахунки (другого, третього і т.д. порядків) з обов’язковим збереженням номерів рахунків типового Плану рахунків. Перелік цих рахунків, тобто робочий план рахунків, може встановлювати безпосередньо керівництво бюджетної установи, виходячи із загальнодержавних і галузевих потреб управління, контролю, аналізу та звітності, або вища установа в межах одного відомства. Робочий план рахунків повинен забезпечувати таку організацію бухгалтерського обліку, щоб облікові регістри велись систематизованим способом, дані рахунків дозволяли складати фінансову звітність, а також, щоб ці дані можна було використовувати для прийняття рішень керівництвом бюджетної установи. Форма ведення бухгалтерського обліку в бюджетній установі Обробка та реєстрація фактів обліку господарського життя реалізується через форму ведення обліку –сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку з дотриманням єдиних принципів, встановлених Законом про бухгалтерський облік, і з урахуванням особливостей діяльності бюджетних установ і технології обробки облікових даних. Облікові регістри є носіями даних певної форми, побудовані відповідно до економічного групування інформації про активи, капітал та зобов’язання економічного суб’єкта. У бюджетних установах ведення бухгалтерського обліку здійснюється за меморіально-ордерною формою обліку. З метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку бюджетних установ Державним казначейством України було затверджено Інструкцію про форми меморіальних ордерів бюджетних установ і порядок їх складання. Меморіально-ордерна форма обліку одержала назву від меморіального ордеру, складанням якого завершується обробка первинних документів. Основними принципами меморіально-ордерної форми обліку є:– оформлення всіх бухгалтерських проводок меморіальними ордерами на основі первинних документів;– розподіл синтетичного обліку на хронологічний і систематичний;– ведення аналітичного обліку на картках;– особлива побудова книги “Журнал-головна”, яка розкриває кореспонденцію рахунків, що підвищує можливості аналізу та контролю за правильністю записів. Процес ведення бухгалтерського обліку за меморіально-ордерною формою наведено на рис. 1.4. Рис. 1.4. Меморіально-ордерна форма ведення обліку Підставою для відображення записів у облікових регістрах є належним чином оформлені первинні документи, які повинні подаватися до бухгалтерії в терміни, встановлені графіком документообороту. Первинні документи, що надійшли до бухгалтерії, обов’язково підлягають бухгалтерській обробці, яка передбачає бухгалтерський контроль і обробку (групування, розцінку, котирування первинних документів і рознесення сум до меморіальних ордерів, тобто накопичувальних відомостей, яким присвоєно постійні номери). Меморіальні ордери підписуються головним бухгалтером підприємства, особою, що перевірила записи у меморіальному ордері, та виконавцем і записуються в реєстраційному журналі. Аналітичний облік ведеться в книгах і картках аналітичного обліку, що регулюється Порядком складання карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ. Записи в аналітичних книгах і картках робляться щоденно для операцій з однаковою кореспонденцією рахунків із посиланням на номер меморіального ордеру. В кінці місяця підраховуються підсумки в книгах і картках аналітичного обліку та складаються оборотна або сальдова відомості аналітичних рахунків. Перелік меморіальних ордерів, які складаються бюджетними установами, наведено в табл. 1.2. Таблиця 1.2. Склад регістрів меморіально-ордерної форми ведення обліку Регістри обліку | Назва | Типова форма Меморіальний ордер 1 | Накопичувальна відомість за касовими операціями | ф. 380 Меморіальний ордер 2 | Накопичувальна відомість руху коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків) | ф. 381 Меморіальний ордер 3 | Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства (установі банків) | ф. 382 Меморіальний ордер 4 | Накопичувальна відомість щодо розрахунків з іншими дебіторами | ф. 408 Меморіальний ордер 5 | Зведення розрахункових відомостей щодо заробітної плати та стипендій | ф. 405 Меморіальний ордер 6 | Накопичувальна відомість щодо розрахунків з іншими кредиторами | ф. 409 Меморіальний ордер 7 | Накопичувальна відомість щодо розрахунків у порядку планових платежів | ф. 410 Меморіальний ордер 8 | Накопичувальна відомість щодо розрахунків з підзвітними особами | ф. 386 Меморіальний ордер 9 | Накопичувальна відомість щодо переміщення і вибуття необоротних активів | ф.438 Меморіальний ордер 10 | Накопичувальна відомість щодо переміщення і вибуття малоцінних і швидкозношуваних предметів | ф. 439 Меморіальний ордер 11 | Зведення накопичувальних відомостей щодо надходження продуктів харчування | ф.398 Меморіальний ордер 12 | Зведення накопичувальних відомостей щодо витрачання продуктів харчування | ф. 411 Меморіальний ордер 13 | Накопичувальна відомість витрачання матеріалів | ф. 396 Меморіальний ордер 14 | Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ | ф. 409 Меморіальний ордер 15 | Зведення відомостей щодо розрахунків з батьками